上司からの指示に疑問点や不明点…質問は「最後にまとめて」がベター

話は遮らず、最後まで聞いてから

　指示は、メモを取りながら最後までしっかりと聞き、疑問点や不明点があれば、話の区切りのよいところ、または最後にまとめて質問や確認をするようにしましょう。

④要点を復唱確認

　指示を受けるときに大切なことは、最後に要点を「復唱確認」することです。上司からの指示を誤って解釈し、そのまま業務を進めてしまうと、③の説明でも述べた通り、その後にトラブルに発展してしまう可能性があります。

　②の「5W3H」に沿ってメモを取ることで、情報の抜けや、不明点が明確になります。特に業務の納期や指示の結論は、最後にしっかりと復唱確認しましょう。

⑤優先順位の確認

　2つ以上の指示が重なった場合は、何から先に取りかかるのか、指示を出した上司に確認します。また、別の案件に取り組んでいるときに、新たな指示を受けることもあるでしょう。そんなときも、その場で必ず優先順位の確認をします。

　日々の業務の中では、突発的に緊急度の高い仕事が入ってくることも多々あります。自分の都合で指示された業務を後回しにしたりせず、今の自分に求められているのは何かをしっかりと考え、臨機応変に対応できる柔軟性を身に付けましょう。

　まれに、直属の上司以外から業務の指示を受けることもあるでしょう。そのときは、すぐに指示の内容や納期を直属の上司に報告し、内容に応じてどうするかの判断を仰ぎます。業務完了の報告は、直属の上司と指示者双方にしましょう。