電話伝言メモに残すべき「4つの項目」…メモを置くなら名指し人の目につきやすい場所に

電話対応編（7）

用件は「5W3H」に沿って（Ｃ）日刊ゲンダイ

【名指し人が不在時の取り次ぎのマナー】について、前回までに、③「名指し人が予定時刻になっても戻ってこない場合」の応対例をみていきました。いずれの場合も、相手に余計な手間をかけさせないことがポイントでしたね。

　今回はその続きです。

【名指し人が不在時の取り次ぎのマナー】

④相手に安心感を与える

　名指し人が不在時の取り次ぎでは、相手に「伝言はしっかり承りました。私が責任をもって伝えますよ」と安心してもらうことも大切です。安心感を与えるポイントは2つ。「復唱確認」と「名乗り」です。詳しくみていきましょう。

＜復唱確認＞

　復唱確認は、相手の話を正しく聞き取るためだけでなく、「あなたの話をしっかり聞いています」という安心感を与える効果もあります。

　さらに、声に出して復唱することで、周囲の人にも会話の内容が伝わり、例えば、「〇〇は外出しており……」と話して電話を置こうとしているときに、「あ、〇〇さん戻ってきたよ」と教えてもらえたり、「その件なら、代わりに話を聞こうか」と即座に対応してもらえたりなど、周囲の人の協力を得やすくなるというメリットもあります。